oktober 2022
1) Codering Voorwerpen van aardewerk en glas worden voorzien van een drieledige code. Het eerste deel van de code omvat het baksel, het middelste deel de code van drie letters voor de gebruiksfunctie, het cijfer is het type. Een voorbeeld: een r-pis-1 is een roodbakkende pispot type 1, een w-pis-1 is een witbakkende pispot en g-pis-1 is een grijsbakkende pispot. Binnen het Deventer Systeem zijn meer dan 60 baksels omschreven (van vroegmiddeleeuws handgemaakt aardewerk tot kunst-aardewerk 1880-1950), meer dan 200 gebruiksfuncties (van afkolfglas tot zwavelstokbak) en meer dan 5000 typen. Van elk type is er één voorbeeldtype gedefinieerd (‘basisobject’). Dit basisobject is de meest karakteristieke vorm van een type. Hieronder een voorbeeld van een r-pis-1 en een w-pis-1. De vorm van een witbakkende pispot type 1 is heel anders dan van een roodbakkende pispot type 1. Er is geen systematiek achter het uitgeven van de nummers, behalve dat telkens het eerstvolgende nummer gebruikt wordt bij het toevoegen van een nieuw type.
2) Catalogus Archeologische rapporten die middels het Deventer Systeem ontsloten worden, bevatten een catalogus van de nagenoeg complete voorwerpen. Uitgangspunt is dat in principe van elke type in het beschreven vondstcomplex één voorbeeld in de catalogus van een archeologisch rapport wordt opgenomen. Met het toenemend aantal opgenomen objecten wordt dit principe niet meer heel strikt toegepast. Nieuwe Deventer Systeem typen moeten altijd in een catalogus opgenomen worden en nieuwe typen moeten voorzien van een tekening èn een foto.
3) Tellijst Van elk beschreven vondstcomplex wordt een tellijst opgenomen. Dit bevat de type-codes en het aantal stuks dat ervan gevonden is in het complex. De tellijst omvat dus zowel typen die opgenomen zijn in de catalogus als de niet-archeologisch complete voorwerpen. Traditioneel wordt aardewerk en glas binnen het Deventer Systeem geteld middels het Minimum Aantal Eenheden. Deze traditionele telwijze hangt ermee samen dat aanvankelijk alleen vondstcomplexen uit beerputten werden opgenomen. Deze vondsten zijn in de regel vrij compleet. Nu het Deventer Systeem tevens meer en meer vondsten uit ophogingslagen met een hoge fragmentatiegraad ontsluit, is EVE, Estimated Vessel Equivalents gebruikelijker geworden. Om de EVE vast te stellen is een cirkeldiagram (Rim chart) nodig, om het juiste percentage (of aantal graden) van het overgebleven randsegment te bepalen. Voor wie de fragmentatiegraad wil vaststellen wordt geadviseerd om beide telwijzen te gebruiken. Tellijsten zijn tot nog toe niet opgenomen in de moederdatabase van het Deventer Systeem. Een instrument om de verhoudingen tussen de bakselgroepen weer te geven zijn de kleurenschema’s. Deze zijn door Nina Jaspers ontworpen en beschikbaar via de site.
4) Controle Om de kwaliteit van de gepubliceerde catalogi te bewaken, is van begin af aan een redactie ingesteld. Zij controleren ingestuurde catalogi en geven de nieuwe typennummers uit. Deze controle was bijna altijd liefdewerk oud papier en ging dikwijls gepaard met lange wachttijden. Met het toenemend aantal catalogi gaat hiervoor, zoals in de Nieuwsbrief van oktober 2022 staat aangegeven, voor 20 catalogi-blokjes via de werkruimte-route één uur gerekend worden. Kleine catalogi tot 50 blokjes zullen binnen twee weken worden gecontroleerd. Bij meer blokjes zal de aanlevertermijn in overleg worden bepaald. Aangeraden wordt om in PvE’s hier al rekening mee te houden. Bij online controle past de redactie zelf in de catalogus de typen aan, maar houdt wel in een Word-bestand bij wat is aangepast en koppelt dit terug naar de aanvrager.