Aanlevering van catalogi voor controle en opname in de database kan via de werkruimte-route of via de PDF-route.
In beide gevallen is het de bedoeling dat de catalogusblokjes zo volledig mogelijk worden ingevoerd, inclusief typenummer. Het is niet de bedoeling dat de redactie dit nog moet doen. De redactie is echt alleen ter controle van de juiste typen (en eventueel opmerking bij datering). Bij tekeningen dienen gereconstrueerde delen grijs te zijn in plaats van zwart en handgevormde additieven wit in plaats van zwart ingekleurd. Gedraaide voorwerpen zijn op de breuk zwart ingekleurd. Foto- en tekenbestanden hoeven niet verkleind (tenzij meer dan 2400 dpi). Bestanden wordt namelijk automatisch verkleind.
Werkruimte-route
a) Voor kleine complexen is het doorgaans het handigst om rechtstreeks in de database in te voeren, Houd er met grote bestanden wel rekening mee dat de eigen werkruimte sneller vol raakt. Als de catalogus is goedgekeurd, worden de ingevoerde vondsten overgeheveld naar de moederdatabase is de werkruimte weer leeg (of leger).
b) Bij grote complexen is het raadzaam om de import-Excel te gebruiken. Dan moeten de kolomnamen van de database wel corresponderen met de gebruikelijke gegevens die in een catalogus-blokje staan.
N.B. In beide gevallen is een export vanuit het Deventer Systeem naar een Indesign-catalogus mogelijk. De catalogus hoeft dus niet meer apart gemaakt te worden. Alleen het schalen van de afbeeldingen zal in het Indesign-bestand nog enig handwerk vragen.
De import- en export functionaliteit zijn ontworpen door Jort Maas in het kader van de Noord-Zuidlijn. In de videotutorial wordt uitgelegd hoe de exportfunctionaliteit werkt.
PDF-route
Wie geen abonnementsvorm Werkruimte heeft, maar alleen een abonnement Opvragen, kan een PDF aanleveren voor de controle. Dan dienen ook de foto’s en tekeningen met corresponderend catalogusnummer los hierbij te worden aangeleverd. Achter de schermen worden deze gegevens dan ingevoerd in de database.
Het Deventer Systeem verwelkomt ook oude publicaties die achteraf omgenummerd zijn naar het Deventer Systeem. Bij voorkeur gaat het hier om goed dateerbare vondstcomplexen of pottenbakkersafval. De Corpus Middeleeuws Aardewerk-afleveringen zijn reeds opgenomen en ook is een start gemaakt met het opnemen van pottenbakkersafval. Wie hier een bijdrage aan wil leveren, kan contact opnemen met de redactie.